Un documento essenziale da predisporre per un sito che offre dei servizi sono i Termini di Servizio (anche TOS, Terms of Service) o Condizioni di Utilizzo, che ha la finalità di offrire al pubblico le istruzioni per l'uso del sito e dei servizi da esso offerti.
Tale documento è essenziale nel caso della fornitura di prodotti o servizi, sia gratuitamente che a pagamento. Fondamentalmente si tratta di un contratto predisposto dal titolare del servizio al quale aderiscono i contraenti che si iscrivono al sito o al servizio stesso, con ciò sottoscrivendo il relativo contratto. In quanto accordo contrattuale, quindi giuridicamente vincolante per entrambe le parti, questo documento deve essere conforme ai requisiti di legge.
Con riferimento al contenuto, in genere include:
- le informazioni per identificare l’attività, compreso i dati di contatto (chi siamo);
- la descrizione del prodotto o del servizio offerto dal sito (chiarendo se è a pagamento o meno);
- le modalità di iscrizione al sito per poter usufreuire del prodotto o servizio;
- le condizioni di consegna del prodotto o di erogazione del servizio;
- i diritti d’uso (se applicabili);
- le condizioni d’uso o di acquisto (come requisiti di età, eventuali restrizioni territoriali, ecc...);
- le politiche di rimborso, sostituzione, o sospensione del servizio;
- le informazioni sui metodi di pagamento utilizzabili;
- le informazioni sulla ripartizione delle responsabilità e le eventuali liberatorie (disclaimer);
- le garanzie (se applicabili);
- le norme sul diritto di recesso (se applicabile);
- eventuali informazioni sulla sicurezza.
Nel documento in questione di solito sono indicati anche i contenuti vietati, in genere contenuti contrari alle leggi, che violano i diritti d'autore eccc..., e che il titolare del sito si riserva il diritto di cancellare tali contenuti, precisando eventuali penalità per gli utenti che li hanno inseriti. A ciò si affianca un disclaimer che specifica come il titolare non sia responsabile per i comportamenti degli utenti (limitazione di responsabilità).
Nel documento sono anche collegati (linkati) altri documenti che ne costituiscono parte integrante, come ad esempio l'informativa privacy, a meno che non contenga esso stesso le relative informazioni sui trattamenti operati dal titolare del sito.
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